Recruiting Day der DFS: 2.500 Gäste an einem Tag, organisiert mit Zusage
Ein Samstag im Juni, ein Campus in Langen, rund 2.500 Menschen, die wissen wollen, wie man Fluglotsin oder Fluglotse wird. Die DFS Deutsche Flugsicherung organisiert ihren Recruiting Day seit 2019 mit einer eigenen, auf sie zugeschnittenen Zusage-Lösung. Ein Bericht darüber, was an so einem Tag zu regeln ist und was davon auf jede Veranstaltung mit Anmeldung passt.
Das Event in Zahlen
| Kennzahl | Recruiting Day 2026 |
|---|---|
| Gäste vor Ort | rund 2.500, Interessierte mit je einer Begleitperson |
| Auslastung | 97 Prozent des geplanten Fassungsvermögens |
| Simulatorplätze | 98 Prozent vergeben, über Zeitfenster in der Anmeldung |
| Programm | zwei Bühnen, rund 20 Vorträge und Talks à 20 Minuten, Simulatorführungen, Verlosungen für die Center-Führung |
| Aufenthalt | drei bis vier Stunden pro Besuch, Kommen und Gehen den ganzen Tag |
| Im Einsatz seit | 2019, jedes Jahr weiterentwickelt |
Die DFS stellt jährlich rund 200 Nachwuchskräfte ein und leitet über drei Millionen Flüge im Jahr. Der Recruiting Day ist ihr größter Termin, um Abiturientinnen und Abiturienten die Ausbildung zum Fluglotsen und die dualen Studiengänge zu zeigen, mit Blick in eine der größten Radarkontrollzentralen Europas. Programm, Lageplan und der Reminder für 2027 stehen auf dfs-recruitingday.de.
Die Aufgabe: offen für alle, knapp im Kern
Auf den ersten Blick ist der Recruiting Day ein Tag der offenen Tür. Der Campus ist durchgehend geöffnet, die Vorträge wiederholen sich, wer erst mittags kommt, verpasst nichts. Ein Tag ohne Anmeldung, könnte man meinen.
Der zweite Blick zeigt drei Dinge, die ohne Anmeldung nicht funktionieren. Erstens die Simulatorführungen: Sie sind der Grund, warum viele kommen, und die Plätze sind begrenzt. Zweitens die Begleitpersonen: Die Zielgruppe ist zwischen Abitur und Volljährigkeit, Eltern kommen mit, sollen aber keinen Simulatorplatz belegen. Drittens die Planung: Bei rund 2.500 Menschen entscheidet die Zahl je Zeitfenster über Personal, Catering und Sicherheit.
Dazu kam eine fachliche Anforderung, die ein Standardformular nicht kennt: Welche Ausbildung oder welches Studium in Frage kommt, hängt vom angestrebten Schulabschluss ab. Wer sich anmeldet, soll nur die Wege sehen, die für ihn tatsächlich offen sind.
So läuft die Anmeldung
Die DFS nutzt eine kundenspezifische Ausprägung von Zusage. Die Anmeldung ist in Schritte geteilt, jeder Schritt stellt genau eine Frage.
- Schulabschluss wählen. Daraus ergibt sich die Interessenauswahl: Nur die Ausbildungen und Studiengänge erscheinen, die mit diesem Abschluss möglich sind. Das erspart Rückfragen und falsche Erwartungen.
- Begleitperson angeben. Eine eigene Rolle mit eigenem Ticket. Sie zählt beim Einlass und im Catering, aber nicht bei den Simulatorplätzen.
- Simulatorführung buchen. Zeitfenster mit Kontingent, die freien Plätze werden live angezeigt. Wer die Führung am späten Nachmittag bucht, kann mittags kommen und vorher das Programm sehen.
- Bestätigung mit Ticket. Sofort per Mail, mit QR-Code und als Karte für Apple Wallet und Google Wallet. Kein Ausdruck nötig, am Einlass reicht das Smartphone.
- Erinnerung und Dankesmail. Vor dem Tag kommt die Erinnerung mit Anfahrt und Programm, danach die Dankesmail mit den nächsten Schritten. Beides läuft zeitgesteuert.
Eventdatum, Einlasszeit und die Texte der Mails pflegt das Personalmarketing der DFS selbst. Die Anwendung läuft in Hell- und Dunkelmodus und passt sich der Karriereseite der DFS an, sodass sie dort nicht wie ein Fremdkörper wirkt.
Der Tag selbst: Scan statt Liste
Am Samstagmorgen öffnet der Campus um halb zehn. Am Einlass wird der QR-Code vom Ticket gescannt, die Person gilt als eingecheckt, die Zähler laufen mit. Wer geht, wird ausgecheckt. So weiß das Team jederzeit, wie viele Menschen gerade auf dem Gelände sind, und nicht nur, wie viele insgesamt gekommen sind. Für Sicherheit und Catering ist das der Unterschied zwischen Schätzung und Zahl.
Die Simulatorführungen rufen ihre Zeitfenster auf, die Teilnehmerliste je Fenster kommt aus der Anmeldung. Wer keinen Platz bekommen hat, hat auf der Radio-Bühne dreimal am Tag die Chance auf eine Center-Führung per Verlosung. Parallel läuft das Bühnenprogramm: Auswahlverfahren, Arbeitsalltag als Fluglotse, duale Studiengänge, KI in der Flugsicherung, jeweils 20 Minuten, mehrfach am Tag.
Am Abend liegt der Tagesbericht vor: Anmeldungen, Erschienene, Auslastung der Zeitfenster. Das, was sonst am Montag aus Strichlisten zusammengezählt wird, ist fertig, bevor die Zelte abgebaut sind.
Was das Personalmarketing schon vorher weiß
Seit 2026 zeigt ein Dashboard den Verlauf der Registrierungen und rechnet ihn auf einen gepflegten Zielwert hoch. Das klingt unspektakulär, verändert aber die Wochen vor dem Event. Läuft die Anmeldung hinter der Erwartung, wird nachgesteuert, solange es noch etwas bringt: Schulen anschreiben, Beiträge nachlegen, das Reminder-Fenster verlängern. Läuft sie darüber, werden Zelte, Catering und Personal rechtzeitig angepasst.
Die Zahl von 2026 zeigt, wie eng das inzwischen geplant wird: 97 Prozent des Fassungsvermögens, 98 Prozent der Simulatorplätze. Das ist keine Punktlandung durch Glück, sondern das Ergebnis einer Anmeldung, die von Anfang an zählt, was sie verspricht.
Fünf Dinge, die Sie vom Recruiting Day übernehmen können
Offen bleiben, knapp regeln. Das Gelände offen, die begrenzten Bausteine mit Anmeldung und Zeitfenster. Das gilt für Simulatoren genauso wie für Werksführungen oder Gespräche mit Ausbildern.
Nur fragen, was die Antwort verändert. Der Schulabschluss steuert die Auswahl, die Begleitperson steuert die Kapazität. Alles andere fragt die DFS nicht ab.
Begleitpersonen als Rolle, nicht als Bemerkung. Wer sie in einem Freitextfeld erfasst, kann sie weder zählen noch am Einlass zuordnen.
Das Ticket ins Wallet. Ein Ausdruck geht verloren, das Smartphone nicht. Bei 2.500 Menschen macht das am Einlass den Unterschied zwischen fließendem Betrieb und Schlange.
Die Prognose ernst nehmen. Wer während der Anmeldephase sieht, wohin die Zahlen laufen, kann noch handeln. Wer erst am Tag zählt, kann nur noch reagieren.
Zusage
Dieselben Bausteine, für Ihre Veranstaltung
Was die DFS in ihrer eigenen Ausprägung nutzt, steckt als Standard in Zusage: mehrstufige Anmeldeformulare per Drag und Drop, Zeitfenster mit Kontingent und Live-Anzeige, Rollen wie Begleitpersonen, Bestätigung mit Ticket für Apple Wallet und Google Wallet, zeitgesteuerte Erinnerung und Dankesmail, Check-in und Check-out per Scan, Tagesbericht und Dashboard. Eingerichtet in Ihrem Design, ohne Entwickler für jedes neue Event.
- Anmeldung in Schritten, Auswahl abhängig von vorherigen Antworten
- Zeitfenster mit Kontingent, Warteliste rückt automatisch nach
- Ticket mit QR-Code, Check-in und Check-out mit Live-Zähler
- Dashboard mit Verlauf der Anmeldungen und Tagesbericht als PDF
30 Minuten, online, unverbindlich.
Checkliste: Recruiting Event mit knappen Plätzen
- Gelände offen, begrenzte Bausteine mit Zeitfenster und Anmeldung.
- Anmeldung in Schritten, jede Frage steuert die nächste Auswahl.
- Begleitpersonen als eigene Rolle mit eigenem Ticket, ohne Kontingentplatz.
- Kontingent je Zeitfenster, freie Plätze live in der Anmeldung.
- Bestätigung sofort, Ticket mit QR-Code fürs Wallet.
- Erinnerung mit Anfahrt und Programm, Dankesmail mit nächsten Schritten.
- Check-in und Check-out am Einlass, Zähler statt Schätzung.
- Dashboard mit Prognose während der Anmeldephase, Tagesbericht am Abend.
Häufige Fragen
Braucht ein Recruiting Event eine Anmeldung, wenn Besucher kommen und gehen können?
Ja, sobald es etwas Knappes gibt: Simulatorplätze, Führungen, Gespräche mit Ausbildern oder schlicht das Gelände. Die Anmeldung vergibt die knappen Plätze fair, liefert die Zahl für Catering und Personal und gibt Ihnen die E-Mail-Adresse für Erinnerung und Dankesmail. Das offene Kommen und Gehen bleibt davon unberührt.
Wie geht man mit Begleitpersonen um?
Als eigene Rolle in der Anmeldung. Die interessierte Person meldet sich an und gibt an, ob eine Begleitperson mitkommt. Beide bekommen ein Ticket, aber nur die interessierte Person belegt einen Simulatorplatz. So zählt die Kapazität richtig, und am Einlass ist klar, wer zu wem gehört.
Wie vergibt man knappe Plätze fair?
Über ein Kontingent je Zeitfenster, das in der Anmeldung live angezeigt wird. Wer sich anmeldet, sieht nur noch Zeitfenster mit freien Plätzen. Ist alles vergeben, bleibt die Anmeldung zum Event selbst offen, nur der Zusatzbaustein ist ausgebucht. Absagen geben den Platz automatisch frei.
Ab welcher Größe lohnt sich ein Anmeldesystem für Recruiting Events?
Sobald Sie Bestätigungen und Erinnerungen von Hand verschicken oder ein knappes Kontingent per Liste verwalten, also meist ab etwa 100 Anmeldungen oder ab dem ersten Event mit Zeitfenstern. Bei 2.500 Gästen ist es keine Frage mehr, bei 150 spart es bereits Tage.
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