Tag der offenen Tür im Unternehmen: 20 Ideen, Ablauf und Checkliste (Excel)

Wofür ein Tag der offenen Tür im Unternehmen gut ist

Die Frage klingt banal, entscheidet aber über alles Weitere: Wen wollen Sie an diesem Tag im Haus haben? Vier Gruppen kommen in Frage, und jede will etwas anderes sehen.

Wählen Sie eine Gruppe als Hauptziel und lassen Sie die anderen mitlaufen. Ein Tag, der Schülern, Ingenieuren und Nachbarn gleichzeitig gefallen soll, gefällt am Ende niemandem richtig. In diesem Beitrag gehe ich vom häufigsten Fall aus: Sie suchen Auszubildende und Nachwuchs, und Familien und Nachbarn sind willkommen.

Legen Sie mit dem Ziel auch die Messung fest, sonst bleibt am Ende nur „es war gut besucht". Fünf Zahlen reichen: Anmeldungen, erschienene Besucher, geführte Gespräche, Kontaktkarten mit Praktikums- oder Bewerbungswunsch und Bewerbungen in den acht Wochen danach.

20 Ideen, die aus Besuchern Gespräche machen

Ein Rollup, ein Prospekt und ein Bonbonglas machen noch keine Station. Jede der folgenden Ideen hat einen Anlass für ein Gespräch eingebaut, denn das Gespräch ist der eigentliche Ertrag des Tages.

Für Schüler, Eltern und Nachwuchs

1. Azubis führen, nicht die Ausbildungsleitung. Wer im zweiten Lehrjahr ist, spricht die Sprache der Besucher und gibt ehrliche Antworten auf die Frage, wie der Alltag wirklich ist.
2. Mitmachstationen mit echtem Ergebnis. Ein Werkstück löten, ein Teil fräsen, einen Datensatz auswerten, einen Handgriff aus der Pflege üben. Was man mitnehmen kann, bleibt im Gedächtnis.
3. Azubi-Speed-Dating. Zehn Minuten am Tisch mit einer Ausbilderin, Wechsel auf Signal, am Ende eine Kontaktkarte. Läuft in festen Zeitfenstern, dazu unten mehr.
4. Bewerbungscheck durch die Personalabteilung. Fünfzehn Minuten, mitgebrachte Unterlagen, ehrliche Rückmeldung. Eltern schätzen das mehr als jede Broschüre.
5. Praktikum sofort. Wer will, trägt sich vor Ort für einen Schnuppertag ein, mit Datum. Der Weg von „interessant" zu „ich komme" ist dann ein Kreuz auf einer Karte.
6. Eltern-Ecke. Kaffee, Sitzplätze und eine Person, die Fragen zu Vergütung, Übernahme und Weiterbildung beantwortet. Bei der Ausbildungswahl entscheiden Eltern mit.

Für Fachkräfte

7. Kurzvorträge aus Projekten. Fünfzehn Minuten von den Menschen, die die Arbeit machen, nicht vom Marketing. Ein Projekt, ein Problem, eine Lösung.
8. Blick hinter verschlossene Türen. Entwicklung, Labor, Leitstand, Werkstatt: die Bereiche, die sonst niemand betreten darf, sind die, die Fachkräfte sehen wollen.
9. Offene Stellen als Station. Eine Person, die die Stelle und das Team kennt, statt eines Aushangs. Wer hier zehn Minuten spricht, bewirbt sich eher als nach einer Stellenanzeige.
10. Technik anfassen lassen. Maschinen, Software, Fahrzeuge, Werkzeuge. Unter Aufsicht, mit Schutzausrüstung, aber echt.

Für Familien und Nachbarschaft

11. Werkstour für Kinder mit Stempelkarte. An jeder Station ein Stempel, am Ende eine Urkunde. Die Kinder ziehen die Eltern von Station zu Station.
12. Foodtruck oder Grill statt Buffet. Menschen bleiben, wo es zu essen gibt, und eine Warteschlange ist der beste Gesprächsanlass des Tages.
13. Fotostation mit Berufskleidung. Helm, Kittel, Warnweste, Werkzeug. Die Bilder landen bei den Familien in den Chats, mit Ihrem Firmennamen im Hintergrund.
14. Was sonst im Hintergrund läuft. Werkfeuerwehr, Werkschutz, Fuhrpark, Kantine. Für Nachbarn ist das oft spannender als die Produktion selbst.
15. Nachbarn persönlich einladen. Ein Brief in den Briefkasten der umliegenden Straßen. Wer den Lärm hört, soll sehen, was dahintersteckt.

Für die Wirkung danach

16. Kontaktkarte an jeder Station. Drei Kreuze: Praktikum, Bewerbung, Rückruf gewünscht. Name und E-Mail dazu, mehr nicht.
17. QR-Code zu Stellen und Praktika. Auf jedem Schild, auf dem Programmzettel, auf der Fotostation.
18. Feedback am Ausgang. Eine Frage, eine Karte oder ein QR-Code: Was hat gefehlt? Die Antworten sind das Programm für nächstes Jahr.
19. Dankesmail innerhalb von zwei Tagen. Mit Fotos vom Tag und den Links zu Stellen und Praktika. An alle, die sich angemeldet oder eine Karte ausgefüllt haben.
20. Anruf bei allen mit Wunsch. Innerhalb einer Woche. Das ist der Schritt, der über den Erfolg des Tages entscheidet, und der am häufigsten liegen bleibt.

Offen oder mit Anmeldung?

Beides. Das Gelände bleibt offen, jeder darf ohne Anmeldung kommen, essen, zuschauen. Führungen, Speed-Dating und Vorträge laufen dagegen in festen Zeitfenstern mit Anmeldung. Dafür gibt es vier Gründe.

Gruppengröße. Eine Führung durch eine Werkhalle funktioniert mit zwölf Personen. Mit vierzig hört die Hälfte nichts, und die Sicherheitsbeauftragte wird nervös.

Planbarkeit. Ohne Anmeldung wissen Sie am Morgen nicht, ob 40 oder 400 Besucher kommen. Mit Anmeldung kennen Sie die Zahl je Zeitfenster und bestellen Catering, Schutzbrillen und Gastgeber danach.

Erinnerung. Wer sich sechs Wochen vorher anmeldet, hat den Termin bis zum Tag selbst vergessen. Eine Erinnerung drei Tage vorher und eine am Vortag mit Anfahrt und Programm holen einen großen Teil der Zusagen zurück.

Nachbereitung. Angemeldete Besucher haben Ihnen eine E-Mail-Adresse gegeben. Die Dankesmail mit den Links zu Stellen und Praktika erreicht sie, ohne dass jemand Karten abtippen muss.

Das Anmeldeformular bleibt kurz: Zeitfenster, Anzahl der Personen, Alter der Kinder für das Programm, Name und E-Mail. Was Sie nicht für die Planung brauchen, fragen Sie nicht ab. Wie Sie die Anmeldungen danach führen, steht im Beitrag zur Teilnehmerliste in Excel.

Ablauf: zwölf Wochen in acht Phasen

Die Checkliste im Download folgt diesem Zeitplan, jede Aufgabe hat eine Frist, die sich aus Ihrem Termin rechnet. Hier die Phasen in Kurzform.

1. Zwölf Wochen vorher: Ziel, Termin, Budget, Team. Eine Zielgruppe festlegen, Termin gegen Ferien, Feiertage und Messen im Umkreis prüfen, Budget freigeben lassen, ein Kernteam aus Programm, Kommunikation, Logistik und Sicherheit benennen.
2. Acht Wochen vorher: Programm und Sicherheit. Stationen, Führungen und Vorträge entwerfen, Zeitfenster planen, Auszubildende und Fachkräfte als Gastgeber gewinnen. Arbeitsschutz begehen, Datenschutz für Anmeldedaten und Fotos klären, Catering anfragen, Anmeldeformular anlegen.
3. Sechs Wochen vorher: Einladung raus, Anmeldung auf. Landingpage, Flyer und Social-Media-Motive fertig, Anmeldung öffnen, Schulen, Berufsberatung und Kammern persönlich anschreiben, Belegschaft und Presse informieren, Material bestellen.
4. Vier Wochen vorher: Details und Nachsteuern. Bestätigungs- und Erinnerungsmail vorbereiten, Stationen ausarbeiten, Fotohinweise und Aufkleber für Besucher ohne Fotowunsch, Parkplätze und Barrierefreiheit klären. Anmeldestand prüfen und schwache Zeitfenster gezielt bewerben.
5. Zwei Wochen vorher: Erinnern und Regie. Erinnerungsmail an alle Angemeldeten, Warteliste nachrücken lassen, Catering mit der Zahl aus den Anmeldungen plus Reserve bestätigen, Regieplan schreiben, Gastgeber briefen, Technik testen.
6. Letzte Woche: Aufbau. Beschilderung, Empfang mit Check-in und Namensschildern, Teilnehmerliste je Zeitfenster, Absperrungen, letzte Erinnerung mit Anfahrt und Programm am Vortag.
7. Am Tag: Regie. Rundgang mit dem Kernteam, Empfang besetzen, Zeitfenster aufrufen, Fotos für den Rückblick, Kontaktkarten und Feedback einsammeln. Der Regieplan im zweiten Blatt der Datei führt durch den Tag.
8. Danach: Ernte. Dankesmail innerhalb von zwei Tagen, Anrufe bei allen mit Wunsch innerhalb einer Woche, Rückblick für Website und Presse, Auswertung der fünf Zahlen, Teamrunde, Anmeldedaten löschen.

Der Tag selbst: ein Regieplan als Muster

So sieht ein Samstag von 10 bis 16 Uhr aus, wenn Führungen alle 30 Minuten starten und das Speed-Dating am frühen Nachmittag liegt. Im Download steht der Plan mit Ort, Material und verantwortlicher Person je Zeile.

Fünf Fehler, die einen Tag der offenen Tür leer laufen lassen

Alle Zielgruppen gleichzeitig. Ein Programm für Schüler, Ingenieure, Nachbarn und Kunden auf einmal ist für keine Gruppe ein Grund zu kommen. Eine Gruppe im Zentrum, die anderen willkommen.

Die Geschäftsführung redet, die Azubis stehen hinten. Besucher, die eine Ausbildung suchen, wollen mit denen sprechen, die gerade eine machen. Die Begrüßung darf fünf Minuten dauern, danach gehört der Tag den Gastgebern an den Stationen.

Stationen ohne Aufgabe. Wo es nichts zu tun gibt, bleibt niemand stehen, und wo niemand stehen bleibt, entsteht kein Gespräch. Jede Station braucht etwas zum Anfassen, Ausprobieren oder Mitnehmen.

Führungen ohne Zeitfenster. Um elf Uhr stehen vierzig Menschen am Treffpunkt, um 14 Uhr drei. Feste Zeitfenster mit Anmeldung verteilen die Besucher über den Tag und halten die Gruppen sicher klein.

Keine Nachbereitung. Die Kontaktkarten liegen am Montag in einer Kiste und im Dezember noch immer. Die Dankesmail und die Anrufe gehören in die Checkliste mit Frist und verantwortlicher Person, sonst passieren sie nicht.

Checkliste: Tag der offenen Tür in zehn Punkten

1. Eine Zielgruppe als Hauptziel, die anderen laufen mit.
2. Fünf Zahlen für die Messung festgelegt, bevor die Planung beginnt.
3. Termin gegen Ferien, Feiertage und Messen im Umkreis geprüft.
4. Führungen, Speed-Dating und Vorträge in Zeitfenstern mit Anmeldung, Gelände offen.
5. Auszubildende und Fachkräfte als Gastgeber, Geschäftsführung nur zur Begrüßung.
6. Jede Station mit Aufgabe, Ansprechperson und Kontaktkarte.
7. Arbeitsschutz begangen, Fotohinweise und Datenschutz für die Anmeldung geklärt.
8. Anmeldung sechs Wochen vorher offen, Erinnerung drei Tage vorher und am Vortag.
9. Regieplan mit Uhrzeit, Ort und verantwortlicher Person an alle Gastgeber verteilt.
10. Dankesmail binnen zwei Tagen, Anrufe binnen einer Woche, Auswertung nach acht Wochen.

Häufige Fragen

Über den Autor

Christian Albert

Gründer von CA Design in Frankfurt am Main und der Kopf hinter Zusage. Seit über zehn Jahren entwickelt er Anmelde- und Buchungssysteme für Schulen, Hochschulen und Unternehmen, und hat dabei mehr Teilnehmerlisten gesehen, als ihm lieb ist. Wenn Sie Fragen zu Ihrer Veranstaltung haben, schreiben Sie ihm.

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